Las empresas deben recabar y conservar documentación de las actividades reguladas, incluyendo autorizaciones y datos de identificación. Esto es clave para la verificación por parte de las autoridades.
Para los efectos del artículo anterior, las personas físicas o morales deben recabar, de aquéllas con las que realicen cualquier actividad regulada, copia de los documentos siguientes: Párrafo reformado DOF 03-05-2023
I. Las autorizaciones sanitarias o avisos de funcionamiento de los establecimientos respectivos, en los términos de la Ley General de Salud y demás disposiciones aplicables;
II. De personas morales: la documentación que acredite que se encuentran legalmente constituidas, que contenga su objeto social, domicilio, nombre de las personas socias a la fecha de la realización de la actividad regulada y que su representante legal cuenta con facultades para la celebración del acto; Fracción reformada DOF 03-05-2023
III. De personas físicas o morales que no tengan domicilio en territorio nacional: la documentación certificada por el o la funcionaria del país de origen y su legalización o apostilla con la que acredite su objeto social, su domicilio, nombre de las personas socias y que se encuentran autorizadas o registradas por las autoridades competentes de su país para efectuar la operación de que se trate, y Fracción reformada DOF 03-05-2023
IV. Los demás documentos que la Secretaría de Salud determine previa opinión favorable de las dependencias, publicados en el Diario Oficial de la Federación para el cumplimiento del objeto de esta Ley. Fracción reformada DOF 03-05-2023
Las personas físicas o morales que realicen las actividades reguladas a que se refiere esta Ley deben verificar la identidad de aquéllas con las que realicen actividades reguladas mediante identificaciones o documentos oficiales, así como recabar y conservar copia de esos documentos. Párrafo adicionado DOF 03-05-2023
La documentación respectiva debe recabarse una sola vez y conservarse de manera física por un periodo de cinco años contados a partir de la realización de la actividad regulada. Párrafo reformado DOF 03-05-2023
Las personas físicas o morales deben custodiar, proteger, resguardar y evitar la destrucción u ocultamiento de la documentación señalada en el presente artículo, así como brindar las facilidades necesarias para que las autoridades lleven a cabo las visitas de verificación en los términos de la presente Ley. Párrafo adicionado DOF 03-05-2023
Asimismo las personas físicas o morales deben reportar en el Sistema Integral de Sustancias la información de la documentación señalada en este artículo respecto de las personas físicas o morales con las que realicen actividades reguladas. Párrafo adicionado DOF 03-05-2023
Interpretación práctica por el equipo de SDV
[IA] Mantener la documentación adecuada es crucial para la defensa ante auditorías. Las empresas deben establecer un sistema de archivo que facilite el acceso a esta información.
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